時間管理技巧

做好時間管理,擺脫窮忙一族 | 聖僑資訊

企劃部 劉朝弼( 2017 . 05 . 31 )

有句話說:「上帝對人是公平的,因為每個人都只有24小時,但是這24小時所產生的意義,對每個人來說卻相差十萬八千里。」在職場上,同樣的時間,有人能高效地處理許多任務,有人即使耗盡全力,把自己累得半死卻還是被嫌棄。有些時候,並不是因為時間不夠用,而是你能否善用時間管理。要問的是,你的時間屬於自己嗎?

檢視你的工作性格

想要洞悉工作時間的分配,首先得先瞭解自己的工作性格屬於哪一類。每個人的工作習慣不同,有些人屬於深思熟慮型、分秒必爭型、聽命辦事型、舉一反三型、隨遇而安型…。有些人屬於晨型人,清晨工作效率最高,有些人屬於夜行人,往往要到加班時才最有靈感。每一種習慣展現的積極度不同,所衍生的時間分配盲點也有所差異,如果工作習慣已經為你的生活品質與職場績效產生負面影響,請先釐清你的工作性格,找出潛伏的「時間殺手」,再來對症下藥。

時間殺手 晨型人與夜型人

許多人的問題不是沒有時間,而是不自覺地把時間浪費掉,其中個人因素佔很大一部分,根據統計,造成個人工作效率低落的成因大致可分為幾種類別:

(1) 事情沒有立即處理

(2) 想同一時間解決多樣工作

(3) 無法辨識緩急輕重

(4) 不懂利用已有資源

(5) 只信任自己

(6) 浪費過多時間於轉換過程

因此,改善個人工作習慣,是壓制時間殺手的第一步。

改善個人工作習慣

初步列出幾項較常見的工作省時小訣竅,提供給大家:

■ 訣竅一、提高工作專注度

舉凡接聽電話、收發E-mail、臨時的會議等瑣碎事務,到辦公環境的營造(如環境是否整潔、文件檔案是否歸類良好、同事是否常聊天),都是工作期間常見的外在干擾因素。這些因素每天都會發生,也無法完全排除,我們能做的是降低干擾程度。譬如:電話設法長話短說、會議前先做好議程以縮短時間、平時就整理文件方便查找等,你將會發現,工作更專心之後,時間其實一直都在身邊。

■ 訣竅二、建立達標報酬

工作有時就像在跑馬拉松,都會有彈性疲乏的時候,如果遭遇需要較長時間進行的工作項目,建議可以為自己設定一些達標報酬(譬如完成一項大計劃後,為自己安排一場休假旅行)。即使是每日例行工作,也能在每完成一個段落後,就小憩片刻(譬如起身活動筋骨、吃個零食等)。此種做法,一方面可以適度排解壓力過大所產生的逃避焦慮,一方面也能為自己建立階段性的工作成就。

■ 訣竅三、連結瑣碎時間

面對接踵而來的工作,我們很難將所有事都排出一段大塊的時間,往往原先規劃好的排程,會因為老闆、客戶插件而打亂,讓剩下的工時變得零碎。懂得時間管理的人,會先把手邊工作可拆散處理的部份,連結瑣碎時間分段進行,就像拼圖一般,一片片拼出完整成果。

■ 訣竅四、每日註記提醒

每天的工作都像在跟時間賽跑,如果能在前一晚花一點時間,列出明天優先處理事項,無論是透過便條紙速記、或是用電腦記錄,都能讓自己在第二天更有組織地快速上工,節省重新回想與整理的時間。

簡易時間管理方式

除了個人的工作習慣外,現今也有許多系統化的管理方式,簡易幾個步驟,就能讓人輕易掌握目標、釐清細節,更有效、順利地執行。

■ 方法一、SMART法則

時間管理SMART法則

SMART法則精神在於衡量手邊的資源後,將工作目標具體化,依據S.M.A.R.T.字母共可細分5項設定:

(1) 明確(Specific):明確的執行方向與操作

(2) 可以量度(Measurable):可透過客觀量化方式評估成果

(3) 可以達標(Achievable):執行者有能力達成

(4) 實際可行(Realistic):在現實環境中能夠落實

(5) 有時間限制(Timely):為目標設定合理期限

透過SMART法則,我們可以為交付的任務做出有條理的規劃與預估,避免不切實際盲目亂竄。舉例來說,想要提高產品銷售業績,在SMART法則中必須先考量團隊實力,訂出合理的最終檢核時間(譬如一年)、明確成長數字(譬如10%),再從宏觀目標中逐一拆解成小型的工作階段(譬如每個月須完成哪些任務),以及各階段達標的實際做法。

以這種系統化的安排,能提高達成目標的勝率,並有效控管工作時程,即使最終無法完全達標,也方便團隊後續進行檢討與改進。

■ 方法二、時間管理矩陣

在忙碌的辦公室裡,來自主管、客戶、老闆之間的壓力,許多任務可能被同時交代。這時需要能明辨手邊工作的輕重緩急:哪些是重要的事?哪些又是急迫必須當下處理的事?一般我們可將所有的工作內容,由重要/不重要、緊急/不緊急,交叉而成四個象限,以此為基準劃定工作光譜,較能準確評估出優先次序。

時間管理矩陣

而在工作執行之前,自己還可以將其如下歸類:

■ 自己必須做的事

■ 自己應該做的事

■ 自己量力而為的事

■ 可以委託別人做的事

■ 應該設法回絕的的事

透過此種分類原則,能夠發現不一定每件工作都只有自己埋頭苦幹,除了妥善運用時間外,如果能夠善用團隊的力量,成員之間各自發揮所長,更能事半功倍、完成任務。不過,這又是另一個需要學習的領域了!

延伸閱讀:《不懂時間分配,忙到死也沒人理》

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