做好时间管理，摆脱穷忙一族 | 圣侨资讯

有句话说：「上帝对人是公平的，因为每个人都只有24小时，但是这24小时所产生的意义，对每个人来说却相差十万八千里。」在职场上，同样的时间，有人能高效地处理许多任务，有人即使耗尽全力，把自己累得半死却还是被嫌弃。有些时候，并不是因为时间不够用，而是你能否善用时间管理。要问的是，你的时间属于自己吗？

检视你的工作性格

想要洞悉工作时间的分配，首先得先了解自己的工作性格属于哪一类。每个人的工作习惯不同，有些人属于深思熟虑型、分秒必争型、听命办事型、举一反三型、随遇而安型…。有些人属于晨型人，清晨工作效率最高，有些人属于夜行人，往往要到加班时才最有灵感。每一种习惯展现的积极度不同，所衍生的时间分配盲点也有所差异，如果工作习惯已经为你的生活品质与职场绩效产生负面影响，请先厘清你的工作性格，找出潜伏的「时间杀手」，再来对症下药。

许多人的问题不是没有时间，而是不自觉地把时间浪费掉，其中个人因素占很大一部分，根据统计，造成个人工作效率低落的成因大致可分为几种类别：

(1) 事情没有立即处理

(2) 想同一时间解决多样工作

(3) 无法辨识缓急轻重

(4) 不懂利用已有资源

(5) 只信任自己

(6) 浪费过多时间于转换过程

因此，改善个人工作习惯，是压制时间杀手的第一步。

改善个人工作习惯

初步列出几项较常见的工作省时小诀窍，提供给大家：

■ 诀窍一、提高工作专注度

举凡接听电话、收发E-mail、临时的会议等琐碎事务，到办公环境的营造（如环境是否整洁、文件档案是否归类良好、同事是否常聊天），都是工作期间常见的外在干扰因素。这些因素每天都会发生，也无法完全排除，我们能做的是降低干扰程度。譬如：电话设法长话短说、会议前先做好议程以缩短时间、平时就整理文件方便查找等，你将会发现，工作更专心之后，时间其实一直都在身边。

■ 诀窍二、建立达标报酬

工作有时就像在跑马拉松，都会有弹性疲乏的时候，如果遭遇需要较长时间进行的工作项目，建议可以为自己设定一些达标报酬（譬如完成一项大计划后，为自己安排一场休假旅行）。即使是每日例行工作，也能在每完成一个段落后，就小憩片刻（譬如起身活动筋骨、吃个零食等）。此种做法，一方面可以适度排解压力过大所产生的逃避焦虑，一方面也能为自己建立阶段性的工作成就。

■ 诀窍三、连结琐碎时间

面对接踵而来的工作，我们很难将所有事都排出一段大块的时间，往往原先规划好的排程，会因为老板、客户插件而打乱，让剩下的工时变得零碎。懂得时间管理的人，会先把手边工作可拆散处理的部份，连结琐碎时间分段进行，就像拼图一般，一片片拼出完整成果。

■ 诀窍四、每日注记提醒

每天的工作都像在跟时间赛跑，如果能在前一晚花一点时间，列出明天优先处理事项，无论是透过便条纸速记、或是用电脑记录，都能让自己在第二天更有组织地快速上工，节省重新回想与整理的时间。

简易时间管理方式

除了个人的工作习惯外，现今也有许多系统化的管理方式，简易几个步骤，就能让人轻易掌握目标、厘清细节，更有效、顺利地执行。

■ 方法一、SMART法则

SMART法则精神在于衡量手边的资源后，将工作目标具体化，依据S.M.A.R.T.字母共可细分５项设定：

(1) 明确（Specific）：明确的执行方向与操作

(2) 可以量度（Measurable）：可透过客观量化方式评估成果

(3) 可以达标（Achievable）：执行者有能力达成

(4) 实际可行（Realistic）：在现实环境中能够落实

(5) 有时间限制（Timely）：为目标设定合理期限

透过SMART法则，我们可以为交付的任务做出有条理的规划与预估，避免不切实际盲目乱窜。举例来说，想要提高产品销售业绩，在SMART法则中必须先考量团队实力，订出合理的最终检核时间（譬如一年）、明确成长数字（譬如10%），再从宏观目标中逐一拆解成小型的工作阶段（譬如每个月须完成哪些任务），以及各阶段达标的实际做法。

以这种系统化的安排，能提高达成目标的胜率，并有效控管工作时程，即使最终无法完全达标，也方便团队后续进行检讨与改进。

■ 方法二、时间管理矩阵

在忙碌的办公室里，来自主管、客户、老板之间的压力，许多任务可能被同时交代。这时需要能明辨手边工作的轻重缓急：哪些是重要的事？哪些又是急迫必须当下处理的事？一般我们可将所有的工作内容，由重要／不重要、紧急／不紧急，交叉而成四个象限，以此为基准划定工作光谱，较能准确评估出优先次序。

而在工作执行之前，自己还可以将其如下归类：

■ 自己必须做的事

■ 自己应该做的事

■ 自己量力而为的事

■ 可以委托别人做的事

■ 应该设法回绝的的事

透过此种分类原则，能够发现不一定每件工作都只有自己埋头苦干，除了妥善运用时间外，如果能够善用团队的力量，成员之间各自发挥所长，更能事半功倍、完成任务。不过，这又是另一个需要学习的领域了！