做好时间管理,摆脱穷忙一族 | 圣侨资讯

企划部 刘朝弼 2017-05-31

有句话说:「上帝对人是公平的,因为每个人都只有24小时,但是这24小时所产生的意义,对每个人来说却相差十万八千里。」在职场上,同样的时间,有人能高效地处理许多任务,有人即使耗尽全力,把自己累得半死却还是被嫌弃。有些时候,并不是因为时间不够用,而是你能否善用时间管理。要问的是,你的时间属于自己吗?

检视你的工作性格

想要洞悉工作时间的分配,首先得先了解自己的工作性格属于哪一类。每个人的工作习惯不同,有些人属于深思熟虑型、分秒必争型、听命办事型、举一反三型、随遇而安型…。有些人属于晨型人,清晨工作效率最高,有些人属于夜行人,往往要到加班时才最有灵感。每一种习惯展现的积极度不同,所衍生的时间分配盲点也有所差异,如果工作习惯已经为你的生活品质与职场绩效产生负面影响,请先厘清你的工作性格,找出潜伏的「时间杀手」,再来对症下药。

时间杀手 晨型人与夜型人

许多人的问题不是没有时间,而是不自觉地把时间浪费掉,其中个人因素占很大一部分,根据统计,造成个人工作效率低落的成因大致可分为几种类别:

(1) 事情没有立即处理

(2) 想同一时间解决多样工作

(3) 无法辨识缓急轻重

(4) 不懂利用已有资源

(5) 只信任自己

(6) 浪费过多时间于转换过程

因此,改善个人工作习惯,是压制时间杀手的第一步。

改善个人工作习惯

初步列出几项较常见的工作省时小诀窍,提供给大家:

■ 诀窍一、提高工作专注度

举凡接听电话、收发E-mail、临时的会议等琐碎事务,到办公环境的营造(如环境是否整洁、文件档案是否归类良好、同事是否常聊天),都是工作期间常见的外在干扰因素。这些因素每天都会发生,也无法完全排除,我们能做的是降低干扰程度。譬如:电话设法长话短说、会议前先做好议程以缩短时间、平时就整理文件方便查找等,你将会发现,工作更专心之后,时间其实一直都在身边。

■ 诀窍二、建立达标报酬

工作有时就像在跑马拉松,都会有弹性疲乏的时候,如果遭遇需要较长时间进行的工作项目,建议可以为自己设定一些达标报酬(譬如完成一项大计划后,为自己安排一场休假旅行)。即使是每日例行工作,也能在每完成一个段落后,就小憩片刻(譬如起身活动筋骨、吃个零食等)。此种做法,一方面可以适度排解压力过大所产生的逃避焦虑,一方面也能为自己建立阶段性的工作成就。

■ 诀窍三、连结琐碎时间

面对接踵而来的工作,我们很难将所有事都排出一段大块的时间,往往原先规划好的排程,会因为老板、客户插件而打乱,让剩下的工时变得零碎。懂得时间管理的人,会先把手边工作可拆散处理的部份,连结琐碎时间分段进行,就像拼图一般,一片片拼出完整成果。

■ 诀窍四、每日注记提醒

每天的工作都像在跟时间赛跑,如果能在前一晚花一点时间,列出明天优先处理事项,无论是透过便条纸速记、或是用电脑记录,都能让自己在第二天更有组织地快速上工,节省重新回想与整理的时间。

简易时间管理方式

除了个人的工作习惯外,现今也有许多系统化的管理方式,简易几个步骤,就能让人轻易掌握目标、厘清细节,更有效、顺利地执行。

■ 方法一、SMART法则

时间管理SMART法则

SMART法则精神在于衡量手边的资源后,将工作目标具体化,依据S.M.A.R.T.字母共可细分5项设定:

(1) 明确(Specific):明确的执行方向与操作

(2) 可以量度(Measurable):可透过客观量化方式评估成果

(3) 可以达标(Achievable):执行者有能力达成

(4) 实际可行(Realistic):在现实环境中能够落实

(5) 有时间限制(Timely):为目标设定合理期限

透过SMART法则,我们可以为交付的任务做出有条理的规划与预估,避免不切实际盲目乱窜。举例来说,想要提高产品销售业绩,在SMART法则中必须先考量团队实力,订出合理的最终检核时间(譬如一年)、明确成长数字(譬如10%),再从宏观目标中逐一拆解成小型的工作阶段(譬如每个月须完成哪些任务),以及各阶段达标的实际做法。

以这种系统化的安排,能提高达成目标的胜率,并有效控管工作时程,即使最终无法完全达标,也方便团队后续进行检讨与改进。

■ 方法二、时间管理矩阵

在忙碌的办公室里,来自主管、客户、老板之间的压力,许多任务可能被同时交代。这时需要能明辨手边工作的轻重缓急:哪些是重要的事?哪些又是急迫必须当下处理的事?一般我们可将所有的工作内容,由重要/不重要、紧急/不紧急,交叉而成四个象限,以此为基准划定工作光谱,较能准确评估出优先次序。

时间管理矩阵

而在工作执行之前,自己还可以将其如下归类:

■ 自己必须做的事

■ 自己应该做的事

■ 自己量力而为的事

■ 可以委托别人做的事

■ 应该设法回绝的的事

透过此种分类原则,能够发现不一定每件工作都只有自己埋头苦干,除了妥善运用时间外,如果能够善用团队的力量,成员之间各自发挥所长,更能事半功倍、完成任务。不过,这又是另一个需要学习的领域了!

延伸阅读:《不懂时间分配,忙到死也没人理》

 

  • 44